会计档案整理方法

　　会计档案作为国家档案及各单位重要档案的组成部分，是对单位经济活动的直观记录与反映。规范且科学地整理会计档案，不仅利于保存，更便于后续的查询与利用。其具体整理方法如下：

　　会计档案的分类

　　各单位每年产生的会计档案，应由会计机构依据归档要求，负责整理立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册。会计档案按其形成特点和形式，采用形式（名称）——年度分类法。按形式（名称）分为会计凭证、会计账簿、报告、其他四类，每个类别再按年度分开。

　　整理立卷

　　会计凭证：整理会计凭证，首先要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类，记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种，根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没必要归档的资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，清除订书针、曲别针等金属物。最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本，一般以不超过2厘米为宜。将会计凭证整理好后，进行装订，装订时以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，用棉线在左上角装订，并用纸包封装订角，由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章，一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号、张数，保管期限，档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。对于数量过多的原始凭证，如收、发料单等，可按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明附件另订及原始凭证名称和编号。

　　会计账簿：年度终了，各种账簿（包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账）在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案（会计账簿）封面。

　　财务报告：会计报表一般在年度终了后，由专人（一般是主管报表的人员或财会机构负责人）统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月（季）度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案（会计报表）目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。

　　其他会计资料：其他财会资料，包括年（季）度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。不过，这部分资料并非全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。

　　会计档案的整理需遵循规范化原则。封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。做到收集按范围，整理按规范，装订按标准，从而实现会计档案整理的科学化与标准化，为单位的财务管理和发展提供有力支持。