建设原则

• 规范性：严格遵循国家和行业相关标准规范，如档案著录规则、档案数字化技术规范等，确保数字档案的格式、元数据等符合统一要求，保证档案信息的规范性和通用性。
• 安全性：将信息安全放在首位，采用加密、备份、访问控制等多种安全技术，保障数字档案的保密性、完整性和可用性，防止档案信息泄露、篡改和丢失。
• 实用性：紧密结合单位的档案管理实际需求和业务特点，以方便档案管理和利用为目标，设计简洁、高效的功能模块，避免过度追求技术先进而忽视实际应用效果。
• 前瞻性：充分考虑信息技术的发展趋势，选用具有良好扩展性和兼容性的技术架构和设备，为数字档案室的未来发展和功能升级预留空间，确保其在一定时期内具有先进性。

建设内容

• 基础设施建设
• 硬件设备：配备服务器、存储设备、计算机、扫描仪、打印机等基础设备，还可根据需要配置高清摄像机、录音笔等多媒体采集设备。
• 网络环境：构建稳定、安全的局域网，实现档案管理部门内部的网络互联互通，有条件的单位可接入政务网或互联网，满足远程访问和档案信息共享的需求。
• 档案资源数字化
• 数字化加工：对传统纸质档案、照片、录音录像等实体档案进行数字化处理，通过扫描、数据转换等技术手段，将其转化为数字形式。
• 资源整合：对已有的电子文件、数字档案等进行整合，按照统一的标准进行分类、编目和存储，建立起集中管理的数字档案资源库。
• 应用系统建设
• 档案管理系统：具备档案收集、整理、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全流程管理功能，实现档案管理的自动化和信息化。
• 档案利用服务系统：为用户提供便捷的档案查询和利用服务，可包括在线查询、申请借阅、档案推送等功能，支持多种终端设备访问。
• 保障体系建设
• 制度保障：建立健全数字档案室的各项管理制度，如档案数字化工作流程、档案信息安全管理制度、档案利用制度等，规范数字档案的管理和利用行为。
• 人才保障：加强档案信息化人才队伍建设，通过内部培训、外部引进等方式，培养既懂档案业务又掌握信息技术的复合型人才。

建设意义

• 提高档案管理效率：实现档案管理的自动化和信息化，减少人工操作，提高档案的收集、整理、检索和利用效率，节省大量的时间和人力成本。
• 提升档案服务质量：为用户提供更加便捷、高效的档案利用服务，用户可通过网络随时随地查询和获取所需档案信息，满足不同用户的多样化需求。
• 确保档案长期保存：数字档案具有易存储、易复制、易迁移等特点，通过采取有效的存储和备份策略，能够更好地保障档案信息的长期保存和安全。
• 促进档案资源共享：打破档案信息的地域和部门限制，实现档案资源的跨部门、跨地区共享，为单位的业务协同和决策提供有力的信息支持。