主要流程

• 准备工作：组建专业的数字化工作团队，对参与人员进行档案知识、数字化技术等培训。同时，根据档案数量和数字化要求，配备高速扫描仪、计算机、存储设备等硬件，以及档案数字化管理软件等。还需制定详细的数字化工作方案、质量标准和安全保密制度等。
• 档案整理：对干部人事档案进行全面梳理，按照档案管理规定，对档案材料进行分类、排序、编目，去除无关材料，修复破损页面，确保档案材料的完整性和规范性。
• 数据采集：一般采用高速扫描仪对档案材料进行扫描，将纸质文档转化为数字图像。对于一些特殊材料，如照片、热敏纸等，可能需要采用特殊的扫描方式或设备。同时，通过光学字符识别（OCR）技术，对扫描后的文字内容进行识别，转化为可编辑的文本数据，便于后续检索和利用。
• 图像处理：对扫描后的数字图像进行去噪、去污、纠偏、裁剪等处理，调整图像的亮度、对比度等参数，提高图像质量。确保图像清晰、完整，文字准确无误，符合档案查阅和保存的要求。
• 数据录入与审核：将档案中的关键信息，如姓名、出生日期、参加工作时间、学历、职务等，录入到档案管理系统中。录入完成后，由专人进行审核，确保录入信息与档案原件一致，准确无误。
• 数据存储与备份：将处理好的数字档案数据存储在专业的存储设备中，如磁盘阵列、云存储等。为防止数据丢失，建立完善的备份机制，定期进行数据备份，可采用全量备份和增量备份相结合的方式，将备份数据存储在不同的物理位置。
• 系统整合与应用：将数字化后的干部人事档案数据与现有的干部管理信息系统进行整合，实现档案信息的互联互通和共享利用。通过系统授权，相关人员可在权限范围内快速查询、浏览、打印档案信息，为干部选拔任用、考核评价、教育培训等工作提供高效便捷的服务。

意义

• 提升管理效率：数字化档案可通过计算机系统进行快速检索和分类，大大减少了人工查找档案的时间和工作量，提高档案管理的工作效率。
• 增强信息准确性：通过 OCR 技术和严格的审核流程，减少了人工录入和查阅过程中的错误，保证了档案信息的准确性和完整性。
• 便于资源共享：经授权后，不同部门和单位可在网络平台上共享档案信息，为干部管理工作提供及时、准确的信息支持，促进干部工作的协同开展。
• 加强档案安全：减少了对纸质档案的直接翻阅，降低了档案损坏、丢失的风险。同时，通过数据加密、访问控制等技术手段，保障了档案信息的安全。

面临的挑战

• 信息安全风险：干部人事档案包含大量个人敏感信息，数字化过程中面临网络攻击、数据泄露等安全威胁，需加强信息安全防护，建立完善的安全管理体系。
• 数据质量控制：档案材料的多样性和复杂性，可能导致数据采集、录入过程中出现质量问题，需严格把控各个环节，确保数据质量。
• 技术更新与兼容：数字化技术不断发展，需及时更新硬件设备和软件系统，同时要确保新老系统之间的兼容性，保证档案数据的顺利迁移和使用。
• 人员素质要求：要求档案管理人员不仅具备档案管理专业知识，还需掌握一定的信息技术，目前可能存在部分人员素质不能满足数字化工作要求的情况。