档案整理：有序管理与高效利用之道

　　引言

　　档案作为人类活动的真实记录，是信息资源的重要组成部分。无论是企业、机关单位还是个人，档案都承载着重要的历史信息和价值。然而，随着时间的推移和业务的发展，档案数量不断增加，种类日益繁多，如何科学、高效地整理档案成为了一个亟待解决的问题。

　　档案整理的基本要求与重要性

　　基本要求

　　档案整理需遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分文件材料的价值以确定档案的保管期限，同时要便于保管和利用。只有这样，才能确保档案的系统性、完整性和可用性1。

　　重要性

　　档案整理是档案管理的基础工作，它有助于提高档案的查找效率，为决策提供准确的信息支持；能够保护档案的安全和完整，延长档案的使用寿命；还可以促进档案的开发和利用，发挥档案的潜在价值，为社会发展和企业进步提供有力的保障。

　　档案整理的前期准备

　　明确整理范围

　　首先要确定需要整理的档案范围，凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存1。

　　制定整理计划

　　根据档案的数量、种类和复杂程度，制定详细的整理计划。明确整理的目标、步骤、时间节点和人员分工，确保整理工作有条不紊地进行。

　　准备整理工具和材料

　　准备好必要的整理工具，如装订机、打孔器、剪刀、胶水、标签等，以及合适的存储设备，如档案盒、文件夹、光盘等。同时，要确保存储设备的质量和规格符合档案管理的要求。

　　不同类型档案的整理方法

　　文书档案

　　以案卷为单位整理按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。这是一个分类、组合、编目的过程，基本保管单位是案卷。立卷时要符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒1。

　　以件为单位整理按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件，基本保管单位是件。全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按件整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按件整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》1。按件整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架1。按卷整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架1。

　　实物档案

　　实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒(入柜、上架、陈列)，纳入综合档案室集中管理。

　　分类将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用1。

　　排列按照一定的原则和方法来定位实物先后次序，使实物档案更加有序，便于查找和管理。

　　声像、电子档案

　　声像、电子档案按件整理。电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)执行。

　　科技档案

　　科技档案按卷整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。

　　会计档案

　　会计档案按盒(卷)整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

　　档案分类原则

　　以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用1。

　　档案整理的具体操作技巧

　　文件分类方法

　　直接分保管期限这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号2。

　　按年度-组织机构(或问题)分类在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位2。

　　文件排列与装订

　　文件排列应按其相互之间的联系，有条理地进行。按件装订时，一般以每份文件为一件，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。发文装订顺序为正文-领导签发单-底稿；来文装订顺序为来文-单位处理签(有领导重要批示才存，只是传阅签名的不存)。同时，要去除金属钉，换不锈钢钉，以防止生锈损坏文件2。

　　编号与编目

　　归档文件应依排列次序逐件编号，在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。数页码时，可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容(盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等)。归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注2。

　　档案整理后的保管与利用

　　保管

　　整理好的档案要存放在合适的环境中，注意防潮、防火、防虫、防盗等。同时，要建立完善的档案保管制度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

　　利用

　　建立便捷的档案检索系统，方便用户查找和利用档案。可以通过计算机技术实现档案的数字化管理，提高档案的利用效率。此外，还要加强档案的开发和研究，充分发挥档案的价值，为社会发展和企业决策提供支持。

　　结论

　　档案整理是一项系统而复杂的工作，需要我们认真对待，掌握科学的方法和技巧。通过明确整理范围、制定合理计划、采用合适的整理方法以及注重保管和利用等环节，我们可以实现档案的有序管理和高效利用。在信息化时代，我们还应不断探索和创新档案整理的方式，利用先进的技术手段提高档案管理的水平，为社会的发展和进步做出更大的贡献。