城建档案归档整理规范

　　城建档案是城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。为了加强城建档案的管理，充分发挥其在城市规划、建设、管理中的作用，根据相关法律法规，制定城建档案归档整理规范显得尤为重要。本文将从城建档案归档整理的基本要求、组卷与排列、质量要求、竣工图的编制、档案分类目录及移交清册接收要求、档案验收重点等方面进行详细阐述。

　　一、城建档案归档整理的基本要求

　　城建档案归档整理应遵循《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）等相关标准，确保档案的完整性、准确性、系统性和规范性。归档工作应涵盖建设、勘察、设计、施工、监理等各个环节，确保各类文件材料的齐全。

　　建设单位职责：

　　负责基建文件的治理工作，并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。

　　在工程招标及与参建各方订立合同时，明确工程资料和工程档案编制责任、套数、费用、质量和移送期限等。

　　负责收集、整理工程前期预备阶段和竣工验收阶段形成的文件，以及在建设过程中形成的声像材料，并进行立卷归档。

　　组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积存和立卷归档工作。

　　勘察、设计单位职责：

　　负责将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移送。

　　在勘察、设计阶段对勘察设计文件的形成、积存、组卷和归档进行监督、检查，在施工阶段对施工资料的形成、积存、组卷和归档进行监督、检查，确保施工资料的完整性和准确性。

　　施工单位职责：

　　负责整编承包范围内的工程施工技术文件和工程竣工图。

　　总包单位应在工程竣工验收前，将工程资料整顿汇总完毕，并按时向建设单位移送。

　　监理单位职责：

　　负责监理资料的管理工作，并设专人对监理资料进行收集、整理和归档。

　　监理文件应单独组卷后归入工程档案中统一排序和编目。

　　二、城建档案的组卷与排列

　　按单项工程组卷：

　　通常按文字材料、竣工图纸、工程照片、光盘等不同载体形式分别单独组卷。

　　文字材料及图纸的组卷：

　　文字材料及图纸可分别组成工程立项与管理文件、设计基础材料及设计文件、招投标文件及合同、监理文件、施工技术管理文件、质量控制文件及竣工图、设备文件、工程经营文件、竣工验收及备案文件和声像档案等若干卷。

　　文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

　　外文资料（如进口设备资料）要有译文，译文在前、原文在后。

　　竣工图的组卷：

　　竣工图按单项工程的不同专业（建筑、结构、给水、排水、暖通、电气、燃气等）分别组卷。竣工图纸较少时，几个专业可合并组卷。

　　同专业图纸按图号顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

　　变更文件的组卷：

　　变更文件组于施工技术管理文件中，设计变更文件、现场洽商记录等变更文件可以单独组卷，并按照不同专业形成时间及变更部位等排列。

　　案卷的排列标准：

　　一个工程案卷按照工程立项与管理文件、设计基础材料及设计文件、招投标文件及合同、监理文件、施工技术管理文件、质量控制文件及竣工图、设备文件、工程经营文件、竣工验收及备案文件、声像档案的顺序排列。

　　三、城建档案整编的质量要求

　　文字材料的要求：

　　案卷内文字材料必须是原件，排列有序。文字材料按时间顺序排列，图纸按固有编号排列。

　　规格要求A4幅面（297×210）大小。不规格的文件材料如大于或小于A4的，分别采用折叠或托裱空白A4复印纸的办法处理，要按照要求的规格进行托裱或剪裁以保持整齐。

　　随设备来的不合格说明、原目、照片等档案材料按特殊档案保管，要求放在资料盒里排列有序并附有说明及目录。特殊情况不能提供原件时，要求提供字迹清晰的复印件并做抄件（注明原件存放处，抄件人签字、抄件日期并加盖公章）。

　　内容的要求：

　　案卷内容必须真实、准确，与工程实际相符合，齐全完整并有完备的签章手续。

　　格式统一、字迹工整、图样清晰、图表整洁，文字应采用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

　　装订的要求：

　　保管单位内的文件材料用线绳装订，不准使用金属物装订，文件上原有的金属物要全部拆除。

　　文字材料及图纸案卷采用软卷皮左侧三孔一线装订，孔与孔的距离为八公分，横向书写的文件字头应朝向装订线，装订要结实美观，做到不掉页、不压文字、不妨碍查看。

　　每卷文字材料厚度不超过2公分厚，卷盒用3公分厚的卷盒，图纸厚度不超过4公分，用5公分的卷盒，每一盒内只能装一卷档案。

　　四、竣工图的编制

　　绘制要求：

　　竣工图应在新蓝图上绘制，不允许使用复印图纸。不同幅面的竣工图统一按4号图幅面（297×210）折叠手风琴式，薄厚要均匀，要求折叠后白面朝外，并在装订线内加厚纸衬，使整个保管单位厚度一致，进行装订。

　　盖章要求：

　　竣工图编制后，应逐页加盖竣工图章，竣工图章一律使用不易褪色的红印泥，加盖在图纸折叠后白面的右下角。图章内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

　　变更处理：

　　凡按图施工没有变动的，由施工单位利用新施工设计图加盖竣工图图章即可作为竣工图。

　　一般设计变更可在原施工图上加以修改作为竣工图。

　　利用施工图改绘竣工图时，变更用文字表达的，可以将文字变更抄写在图纸说明或其它空白处；涉及到图形变化的，要将图中废弃部分划去，对原图修改并用引出线标明此部位变更的修改依据。

　　凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

　　五、城建档案分类目录及移交清册接收要求

　　移交要求：

　　建设单位在办理建设工程档案正式移交时，除向档案中心移交纸质档案外，要求移交电子城建档案分类目录及建设工程档案移交清册。

　　移交城建档案电子目录所需表格样式，如“工程概况及档案整编说明”“建设工程档案移交目录”“卷内目录”“分类目录”等均采用提供的标准化表格，可以通过U盘向档案中心拷贝。

　　接收要求：

　　档案中心提供的“建设工程档案表格”既可用于城建档案电子目录的移交，同时又可以直接打印出纸质卷内目录，组到相应案卷中。

　　电子目录移交前，应确保U盘已经过病毒检测和杀毒处理。

　　六、城建档案验收重点

　　建设单位在收集各单位工程档案后，应按照档案整编有关要求进行自检，自检合格后将全部档案移交档案中心。档案中心在对工程档案进行验收时，重点检查以下方面：

　　工程档案的齐全性：确保工程档案内容完整，无遗漏。

　　工程档案的系统性：检查档案是否按照规定的分类和组卷要求进行整理，是否形成有机联系的整体。

　　工程档案的准确性：核实档案内容是否真实可靠，与工程实际相符。

　　七、结语

　　城建档案归档整理规范是确保城建档案质量、提高档案管理水平的重要基础。通过遵循相关标准和要求，加强各环节的管理和监督，可以确保城建档案的完整性、准确性和系统性，为城市规划、建设和管理提供有力支持。同时，随着信息技术的不断发展，应积极探索和应用新技术、新方法，推动城建档案管理的现代化和智能化进程。