如何整理乱七八糟的档案

　　一、引言

　　档案是组织和个人在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。然而，由于多种原因，档案可能会处于一种杂乱无章的状态，这不仅影响档案的利用价值，还可能对组织的管理、决策等造成阻碍。因此，掌握如何整理乱七八糟的档案具有重要的现实意义。

　　二、整理乱七八糟档案的前期准备

　　（一）制定整理计划

　　确定整理目标

　　明确档案整理的最终目的，是为了方便查询、满足合规要求，还是为了长期保存等。例如，如果是企业的财务档案，整理目标可能是确保账目清晰，便于审计和税务检查；如果是人事档案，则是为了准确反映员工的工作经历、学历、奖惩等情况，为人力资源管理提供支持。

　　规划整理流程

　　规划从档案收集、分类、编号到装订、存储等一系列流程。例如，首先要确定是先整体收集再分类，还是边收集边分类；对于分类后的档案如何编号，是按照时间顺序、重要性还是其他标准等。同时，要预估每个环节可能遇到的问题并制定应对措施。

　　（二）组建整理团队

　　人员选择

　　根据档案的类型和整理的复杂程度选择合适的人员。如果是专业技术档案，如工程档案，需要有工程技术背景或相关知识的人员参与；如果是一般性的文书档案，具备基本的文书处理和组织能力的人员即可。同时，要选择工作细致、有耐心的人员，因为档案整理工作繁琐且需要高度的注意力。

　　培训与分工

　　对整理团队进行档案管理知识培训，包括档案分类标准、编号规则、装订技术等方面的知识。然后根据人员的特长和能力进行分工，如有人负责收集档案，有人负责分类，有人负责编号等，确保每个环节都有专人负责。

　　（三）准备整理工具和场地

　　工具准备

　　准备必要的整理工具，如文件夹、文件盒、标签机、装订机、剪刀、胶水等。如果涉及电子档案整理，还需要准备电脑、扫描仪、存储设备等。例如，对于纸质档案的装订，要选择质量好、操作方便的装订机，以确保档案装订的牢固性和美观性。

　　场地安排

　　选择一个宽敞、干燥、通风良好的场地作为档案整理场所。场地要足够大，以便能够铺开大量的档案进行整理。同时，要设置不同的区域，如档案收集区、整理区、临时存放区等，提高整理工作的效率。

　　三、档案整理的具体步骤

　　（一）档案收集

　　全面搜索

　　对可能存在档案的各个地方进行全面搜索，包括办公室的各个角落、文件柜、抽屉等。例如，在企业整理档案时，要检查各个部门的办公区域，甚至要查看废弃文件堆放处，确保没有遗漏重要的档案资料。

　　登记来源

　　在收集档案的过程中，要登记档案的来源，如来自哪个部门、哪个人员等。这有助于在后续整理过程中对档案进行溯源，也方便在出现问题时进行责任追究。

　　（二）筛选与甄别

　　确定保存价值

　　根据档案的类型、内容和组织的需求，确定档案是否具有保存价值。例如，对于企业来说，已经过期且与现行业务毫无关联的临时性通知可能没有保存价值，可以予以剔除；而涉及企业重大决策过程的文件则必须保留。

　　检查完整性

　　对有保存价值的档案检查其完整性，如一份合同档案，要查看是否包含合同文本、签订双方的身份证明、相关的审批文件等。如果发现档案不完整，要尽可能地进行补充收集。

　　（三）分类

　　确定分类标准

　　根据档案的性质、来源、用途等确定分类标准。常见的分类标准有按年度分类（如2023年的档案归为一类）、按机构分类（如企业内部的不同部门产生的档案分别归类）、按业务类型分类（如销售业务档案、采购业务档案等）。例如，在政府机关中，可以按照职能部门分类，如人事部门档案、财务部门档案等。

　　进行分类操作

　　按照确定的分类标准将档案进行分类。在分类过程中，可以使用不同颜色的文件夹或标签来区分不同类别的档案，便于识别。例如，用红色标签表示重要的政策文件档案，蓝色标签表示一般性的事务性档案。

　　（四）编号与编目

　　编号规则制定

　　制定编号规则，编号要具有唯一性和系统性。可以采用多层编号体系，如先按类别编号，再按年度编号，最后按顺序编号。例如，人事档案可以采用“RS-2023-001”的编号形式，其中“RS”表示人事档案类别，“2023”表示年度，“001”表示该年度人事档案的顺序号。

　　编目内容

　　编目内容应包括档案的名称、编号、日期、来源、页数等基本信息。编目可以采用纸质目录和电子目录相结合的方式，纸质目录方便在实际查阅档案时快速定位，电子目录便于在计算机上进行检索。

　　（五）装订与装盒

　　装订要求

　　对于纸质档案，如果纸张数量较少，可以采用订书钉或胶水进行简单装订；如果纸张较多，则需要使用装订机进行装订。装订时要注意纸张的整齐度，防止纸张卷曲或损坏。例如，对于A4纸大小的档案，装订位置一般在左侧或左上角，装订线的间距要均匀。

　　装盒标识

　　将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、编号范围、年度等信息。如果一个档案盒内装有多份档案，还要标明每份档案的起始编号。例如，档案盒上标注“人事档案-RS-2023-001-010”，表示该盒内装有人事档案，编号范围从001到010。

　　（六）存储与索引建立

　　存储环境

　　将整理好的档案存放在适宜的环境中，如温度保持在14-24℃，相对湿度在45%-60%之间的档案库房。要防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况的发生。同时，要做好防火、防盗、防尘等安全措施。

　　索引建立

　　建立档案索引，以便快速查询档案。索引可以按照编号、名称、日期等多种方式建立。例如，可以建立一个电子表格形式的索引，包含档案编号、名称、日期、存放位置等信息，通过在表格中进行搜索，就能快速找到档案的存放位置。

　　四、整理过程中的注意事项

　　（一）保护档案原件

　　操作规范

　　在整理档案的过程中，要严格按照操作规范进行，避免对档案原件造成损坏。例如，在翻阅纸质档案时，要轻拿轻放，不要在档案上随意涂抹或标记。如果需要对档案进行裁剪或粘贴等操作，要确保操作的准确性和必要性。

　　特殊档案处理

　　对于一些特殊的档案，如易碎的纸质档案、易褪色的照片档案等，要采取特殊的保护措施。例如，易碎的纸质档案可以使用专门的档案袋进行单独存放，照片档案可以进行数字化处理后再进行纸质保存，并控制存放环境的光照和温度。

　　（二）数据安全（针对电子档案）

　　备份措施

　　在整理电子档案时，要定期进行数据备份。可以采用本地备份和异地备份相结合的方式，防止因硬件故障、病毒攻击等原因导致数据丢失。例如，每天将电子档案备份到本地的外部存储设备上，每周将数据备份到异地的服务器上。

　　权限管理

　　建立严格的权限管理机制，对不同级别的人员设置不同的访问权限。例如，普通员工只能查看与自己工作相关的部分电子档案，而档案管理人员则具有更高的权限，可以进行档案的修改、删除等操作，但也要有相应的操作记录。

　　（三）保持整理工作的连续性

　　工作安排

　　在档案整理过程中，要合理安排工作进度，确保整理工作的连续性。避免因为人员变动、工作安排调整等原因导致整理工作中断。例如，可以将整理工作划分为若干个阶段，每个阶段设定明确的目标和时间节点，按照计划推进整理工作。

　　交接规范

　　如果涉及人员交接，要制定规范的交接程序。交接时要将已完成的整理工作、未完成的任务、整理过程中的注意事项等详细告知接手人员，确保交接工作的顺利进行。

　　五、整理后的档案管理与维护

　　（一）定期检查

　　物理检查

　　定期对纸质档案进行物理检查，查看档案的装订是否牢固、纸张是否有损坏、档案盒是否完好等。例如，每季度对档案库房中的纸质档案进行一次检查，及时发现并处理存在的问题。

　　内容检查

　　对档案内容进行检查，查看是否有文件缺失、编号是否连续等。对于电子档案，要检查数据是否完整、是否能正常读取等。

　　（二）更新与补充

　　动态管理

　　档案是一个动态的信息资源，随着组织的发展，会有新的档案产生，也可能需要对原有档案进行修改或补充。例如，企业员工的学历提升、职位晋升等情况，需要及时更新人事档案。要建立相应的档案更新与补充机制，确保档案的准确性和完整性。

　　版本控制（针对电子档案）

　　对于电子档案，要做好版本控制。当对档案进行修改或更新时，要记录版本号、修改时间、修改人员等信息，方便查询和管理不同版本的档案。

　　六、结论

　　整理乱七八糟的档案是一项系统而复杂的工作，需要从前期准备、具体整理步骤到后期的管理与维护等多方面进行精心规划和操作。通过科学合理的档案整理，可以提高档案的利用价值，为组织的管理、决策等提供有力的支持，同时也有助于保护组织的历史文化遗产。