档案数字化指的是将传统的实体档案通过数字扫描、图像加工等方式转换成线上存储的数字档案，更加方便档案的的查阅合理利用，提高档案服务水平。档案数字化工作是一项系统性、精细化的工程，涵盖多个关键环节，各环节紧密相连，共同确保档案信息精准、高效地转化为数字形式，以满足现代社会对档案利用的多元需求。该项工作有这一项标准化的加工流程。

　　一、档案数字化加工前

　　1.档案清查。在一个档案数字化项目开始前，应对需要进行数字化加工的档案进行分类、整理、清查，查看有没有档案缺失或者损坏。在整理时，还应注意记录档案的类型、保管期限、目录等信息，明确每份档案的基本信息，为后续工作提供基础数据支撑，确保档案无遗漏、不混乱。

　　2.预处理。预处理直接影响了后续档案扫描图像质量，是档案扫描之前必不可少的关键环节，主要包括清洁、整理和分类档案文件。清洁过程涉及清除灰尘、污渍、胶带等杂质，像古老档案上的霉斑等也要处理，以确保扫描结果的质量。整理和分类阶段则是对档案进行排序和归档，以方便后续的扫描和管理工作。

　　二、档案数字化加工时

　　1.档案扫描。扫描是数字化转换的核心步骤，最好根据需要扫描的档案的实际情况选择不同的扫描仪。使用高速扫描仪对纸质档案进行逐页扫描，扫描仪具有高分辨率和自动进纸功能，可以快速捕捉每一页的图像。此外，扫描设备还可以通过自动双面扫描功能，同时扫描纸张的正反面，提高扫描效率。

　　2.图像处理。扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。

　　3.光学字符识别(OCR)。为了增强数字化档案的可搜索性和可编辑性，通常需要进行光学字符识别(OCR)。OCR软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑文本格式。这样，用户可以方便地使用关键词搜索档案内容，而不必逐页查找。

　　三、档案数字化加工后

　　1.数据整理与分类：数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。

　　2.数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　3.存储与备份：

　　数字化的档案通过专久智能档案管理系统存储在计算机、服务器或云存储中。根据需求和安全要求，可以选择合适的存储方式。为了确保数据的安全性，还需要进行定期的数据备份和灾难恢复计划，以防止意外数据丢失或损坏。

　　4.审查与验证：

　　在完成数字化扫描加工后，需要进行审查和验证，确保扫描结果的准确性和完整性。审查过程包括数字化档案的数量、质量、完整性、可用性等方面。核对数字化档案与原档案数量是否一致，并按照质量控制标准，再次检查图像清晰度、文字识别准确率、数据存储格式等关键指标。与此同时，检查人员还需确认所有应数字化的档案内容均已完成，无遗漏，并通过实际操作检索系统，查看档案是否便于查询、浏览、下载，是否满足用户实际需求。